广州大学团委秘书部

一、部门简介

广州大学团委秘书部是广州大学团委下设的四个独立部门之一，由团委贺静老师指导，面向办公室的工作内容主要如下：

1.团委资产的登记、保管与使用；

2.团委内部勤工助学岗位的管理；

3.日常团委办公用品购置和报刊资料领取工作；  

4.日常团委内部上级来信、来文的签收及文件的处理、归档、立卷、保管等工作；

5.完成学校及上级团组织交办的其他工作，保证校团委办公室工作正常运转。

二、 管理层分工情况

1. 主要负责人：

统筹部门工作；格式规范及对外发声——对表格、短信、活动方案、公文、策划书等格式进行培训、规范及日常检查；整理本部门周程；外来活动与工作微信/短信通知的转告、回应、撰写，以及相关反馈情况收集；

2. 负责人：

对外场地管理——负责与各大校级组织、各大学院和各大校级社团对接；统筹学生干部培训班相关工作；对团委校级组织部门进行干部信息收集工作并做好文件归档；进行部门活动组织工作及与其他校级兄弟姐妹组织的联络——见面会、迎新活动、会议安排、生日会、干培等部门内活动的开展跟进，和对外与其他校级兄弟姐妹组织的活动合作跟进和安排；

3. 资深工作人员：

资金管理，排班及值班制度更新——部门经费收支统计；每月定期报销及大型活动报销；增添办公室所需物资；收集值班反馈意见和问题，随时更新完善值班制度；管理 i 志愿系统；成员信息管理——收集部门成员信息并随时更新通讯录等信息表；为部门提供技术指导；勤工工作及日常物资清点管理——勤工工作安排及管理；每年末对团委及其下设组织的团报团刊进行订阅分配；实时跟进校团委办公室报刊的情况；熟悉校团委办公室内部物资情况；清点校团委办公室周边桌椅等物资；跟进塔楼、工会的物资变动及整理表格；

4. 全体：

对外维护好本部门的形象，对内团结本部门全体成员；查看值班日志，跟进值班情况；部门活动组织；更新校团秘简介和章程；每学年至少一次的大规模团委内部资产统计即物资清查，等等。